個人情報保護方針

制定日：２０２２年１１月　１日

個人情報保護方針

株式会社SOLO JAPAN
代表取締役社長　近藤　雅清

主力事業がポスティング事業である当社において個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものと考え、個人情報保護に取り組むことを当社の重要な社会的使命と認識し、役員はじめ全従業者が当社の事業で取り扱う個人情報及び当社従業者等の個人情報に関して、個人情報保護に関する法規範を遵守するためJISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築して適切に運用し、常に社会的要請の変化に着目しつつ個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言いたします。

個人情報保護の重要性を強く認識し、ポスティング業務等、当社の事業活動を遂行するために必要な範囲内で利用目的を明確に定め適切に個人情報の取得、利用及び提供をおこないます。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。

1. 個人情報保護の重要性を強く認識し、ポスティング業務等、当社の事業活動を遂行するために必要な範囲内で利用目的を明確に定め適切に個人情報の取得、利用及び提供をおこないます。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 前項の措置により取得した当社の事業活動で取り扱う個人情報及び当社従業者等から取得した個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合、及び個人情報を第三者に提供する場合には、十分な個人情報の保護水準を満たした事業者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
3. 安心して個人情報をご提供いただけるように、個人情報の漏えい、滅失又はき損等の危険に対して、合理的な安全対策及び予防・是正処置を講じます。
4. 大切な個人情報をお預かりする企業として、個人情報保護の取扱いに関する法令、個人情報保護法に基づいて各所管官庁が作成したガイドライン・指針、JIS Q 15001をはじめとするその他の規範を遵守します。
5. 個人情報を適切に利用し、またその保護を徹底するために個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直し及び改善を行います。
6. 弊社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談等があった場合には、下記の個人情報に関する苦情及び相談窓口にて、迅速かつ適切な対応をいたします。

【個人情報に関する苦情及び相談の問合せ先】
株式会社SOLO JAPAN
個人情報に関する苦情及び相談窓口
電話：03-6222-9044 FAX：03-6222-9045

個人情報の取扱いについて

株式会社SOLO JAPAN
代表取締役社長　近藤　雅清

弊社はご本人の個人情報を管理するにあたっては細心の注意を払い、以下に掲げた通りに取扱います。

1. 個人情報保護管理者について
   弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、ご本人の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。
   個人情報保護管理者：加藤　崚
   連絡先　03-6222-9044
2. 個人情報の利用目的について
   弊社は以下に掲げる利用目的のために個人情報を取得します。
   
   ＜保有個人データの利用目的＞
   ・お問合せに回答するため
   ・従業者の人事・労務・健康管理のため
   ・採用応募者の面接日時並びに採用可否の結果を連絡するため
   
   ＜保有個人データではない個人情報の利用目的＞
   ・取引業者より受託したポスティング業務を遂行するため
   ・取引業者より受託したコールセンター業務を遂行するため
3. 個人情報の提供について
   弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
   ・ご本人からの同意を得ている場合
   ・法令等により要求された場合
   ・弊社業務委託先に業務を委託する場合。この際には次項の「個人情報の委託について」に従います。
4. 個人情報の委託について
   弊社は事業運営上、ご本人により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、業務委託先に個人情報を委託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりご本人の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
5. 保有個人データについて
   弊社では、ご本人からの利用目的の通知，開示，内容の訂正，追加又は削除，利用の停止，消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報を保有個人データとして、ご本人からの開示等の求めに対して遅滞なく対応いたします。
6. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等について
   弊社は、保有個人データ又は第三者提供記録についてご本人から開示等のお申出があった場合、ご本人の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で開示等をいたします。ただし、他のご本人の生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断したときは、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。
7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について
   当社は、ご本人の個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止のため、適切な安全管理のための措置を実施します。具体的な安全管理措置は以下のとおりです。
   
   (1) 組織的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。なお、取扱状況について、定期的に自己点検及び内部監査を実施し、規定に抵触する事項を把握したときには、その改善を行うこととしております。
   
   (2) 人的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者と個人データの機密保持契約を締結し、その役割と責任等を明確化及び定期的な教育を実施しております。
   
   (3) 技術的安全管理措置
   個人データを取扱うことのできる機器及び取扱う従業員を明確化し、個人データを取扱う機器には不正なソフトウェア、ウイルス等への対策ソフトを導入し、定期的に不正アクセス等がないことを確認しております。また個人データを含む情報を取扱う場合に、当該情報へのパスワード設定やアクセス権限設定等の措置による漏えい、滅失又はき損を防止します。
   
   (4) 物理的安全管理措置
   個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うことで、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。また、個人データを取扱うことができる機器を限定するとともに利用エリアを限定しています。事業所内の移動を含め、可搬媒体にて持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄を行うに当たっては、復元不可能な手段を採用し破棄しております。
8. 本人確認について
   弊社では、ご本人またはご本人の代理人からの請求であることを確認させていただくため、所定の手続きにしたがった申請書類をご提出いただきます。ご郵送いただく際は、併せて下記の書類をご同封ください。
   
   ＜本人確認＞
   （１）ご本人様から既に提供を受けている住所に、要求のあった事項の確認文書を郵送しその内容で良いか確認の署名後に、住民票を添えて返送して頂く。
   （２）ご本人様から既に提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認する。
   （３）ご本人様から既に提供を受けているメールアドレスにメールを送信し、そのメールに返信して頂くことで本人であることを確認する。
   
   ＜法定代理人確認＞
   窓口に来社して請求
   ・運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類
   ・戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
   
   郵送等での請求
   ・運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類のコピー
   ・住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
   ・戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
   
   ＜代理人確認＞
   窓口に来社して請求
   ・委任状
   ・運転免許証等代理人本人であることが確認できる書類
   
   郵送等での請求
   ・委任状
   ・住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
   ・運転免許証等代理人本人であることが確認できる書類
9. 開示等の求めに応じる手続きについて
   弊社では、本人確認を行なった後、ご本人に対して「個人情報開示等請求書」を郵送させていただきます。ご本人より「個人情報開示等請求書」を返送いただきましたら、速やかに開示等に対して遅滞なく回答させていただきます。回答方法は、電話による回答又は請求内容への回答を文書でご郵送させていただきます。（開示については、ご本人様が指定した方法によって開示します。ただし指定された方法による開示が困難である場合には書面の交付による方法とさせていただきます。）
   なお開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。

個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、次の通りです。